Дорогие партнеры,
У вас есть возможность использовать систему wFirma для удовлетворения ежедневных потребностей вашей компании. Это удобный инструмент для управления бизнесом, включающий:
Выставление счетов
Ведение складского учёта
Коммуникацию с бухгалтерским бюро Bilans.pro
В этой статье мы подробно опишем основные функции программы.
Регистрация и активация аккаунта
Для начала работы в системе wFirma необходимо зарегистрировать и активировать аккаунт. Мы вышлем вам персональную ссылку для активации. Если вы не получили ссылку, вы можете запросить её у нас в любое удобное время.
Этапы регистрации:
Получение ссылки: Проверьте вашу электронную почту — вы получите письмо с темой "Aktywacja konta przedsiębiorcy" от системы wFirma.
Переход по ссылке: Нажмите кнопку „Aktywuj konto” в письме. Вы будете перенаправлены на страницу активации.
Создание пароля: Укажите надёжный пароль для входа в систему и подтвердите его.
Вход в аккаунт: После активации вы сможете войти в систему на сайте www.wfirma.pl.

2. Выставление счетов (фактур)
Система wFirma позволяет легко и быстро выставлять счета вашим клиентам.
Преимущества:
Бесплатный доступ: Данная функция, как и другие инструменты системы wFirma, предоставляется клиентам Bilans.pro абсолютно бесплатно, что позволяет вам экономить на дополнительных сервисах.
Эффективность: Выставление фактур непосредственно в системе упрощает общий процесс работы и позволяет нашему бухгалтеру вести контроль в режиме реального времени.
Пошаговая инструкция:
Переход к созданию фактуры: На главной панели слева выберите раздел „Wystaw fakturę”.
Заполнение данных фактуры:
Укажите данные клиента (название компании, NIP, адрес).
Введите информацию о товарах или услугах: наименование, количество, цена и ставка НДС.
Проверьте правильность данных.
Сохранение и отправка: Нажмите кнопку „Zapisz” для сохранения фактуры. Вы можете отправить её клиенту напрямую из системы по электронной почте или скачать в формате PDF.
Совет: Используйте шаблоны фактур для ускорения процесса создания повторяющихся документов.

3. Загрузка расходов с использованием OCR
Функция „Dodaj wydatek z OCR” в системе wFirma позволяет автоматически распознавать и обрабатывать загруженные счета и фактуры с использованием технологии OCR (оптическое распознавание текста).

Преимущества:
Автоматизация процесса: Загруженные документы автоматически обрабатываются и сразу становятся доступны для бухгалтерского учёта.
Формирование базы данных: Все документы сохраняются в системе, формируя единую базу для удобства поиска и анализа.
Эффективная коммуникация: Фактура сразу же передаётся и становится доступной вашему бухгалтеру, что упрощает контроль и минимизирует риск ошибок.
Важно: Здесь загружаются только данные о закупках, такие как фактуры от поставщиков. Не нужно загружать документы типа WZ (документы отгрузки), так как они не используются для бухгалтерского учёта расходов.
Как пользоваться:
Перейдите в раздел „Dodaj wydatek z OCR”.
Нажмите на кнопку „Dodaj fakturę”.
Загрузите файл с фактурой (PDF, скан или фото).
Подтвердите загрузку — система автоматически распознает данные и подготовит документ для учёта.
Совет: Регулярная загрузка документов через OCR позволяет вашему бухгалтеру оперативно контролировать финансовую информацию и своевременно вносить данные в систему.

Если вам удобнее, вы можете добавить расходы вручную. Для этого используйте опцию „Dodaj wydatek”, расположенную в левой панели навигации. Нажав на неё, вы сможете вручную ввести данные о расходах, включая информацию о поставщике, суммах, датах и описании операции. Это особенно полезно, если фактура недоступна в цифровом формате или требуется внести данные, которые не были распознаны системой OCR.
4. Проверка и редактирование данных
После загрузки документов с использованием OCR важно проверить корректность распознанных данных.
Как проверить:
Перейдите в раздел с загруженными документами.
Откройте документ для просмотра деталей.
Проверьте корректность полей: дата, сумма, НДС, данные поставщика.
Как отредактировать:
Нажмите кнопку „Edytuj” рядом с документом.
Внесите необходимые изменения.
Сохраните изменения, чтобы бухгалтер получил актуальную информацию.
Совет: Проверяйте документы сразу после загрузки, чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учёте.
5. Управление контрагентами
Для удобства ведения учёта вы можете добавлять и управлять данными о контрагентах (клиенты, поставщики).
Как добавить контрагента:
Перейдите в раздел „Dodaj kontrahenta” в левой панели.
Введите данные: название компании, NIP, адрес и контактную информацию.
Сохраните данные для быстрого использования при создании новых документов.
Преимущества:
Ускорение процесса выставления счетов.
Лёгкий доступ к информации о клиентах и поставщиках.
6. Интеграции с банковскими счетами
Одним из важнейших аспектов для эффективного бухгалтерского учёта является предоставление бухгалтеру банковских выписок. Это необходимо для проверки соответствия транзакций с документами о доходах и расходах.

Варианты предоставления данных:
Банковские выписки в формате MT-940: Вы можете предоставлять выписки в этом формате в конце каждого месяца. Это стандартный формат, который легко обрабатывается бухгалтерскими системами.
Интеграция с банковским счётом: Рекомендуем настроить прямую интеграцию банковского счёта с системой wFirma. В этом случае все транзакции будут автоматически подтягиваться в систему без необходимости ручной загрузки данных. Это значительно упрощает процесс передачи информации и ускоряет её обработку бухгалтером.
Преимущества интеграции:
Снижение риска ошибок при ручном вводе данных.
Автоматическое обновление данных в режиме реального времени.
Удобство для бизнеса и бухгалтерии.
Важный момент: Интеграция может потребовать помощи с настройкой. Мы всегда готовы оказать поддержку и помочь вам на каждом этапе.
Безопасность: Для доступа к финансовым инструментам обязательна активация двухэтапной аутентификации. Это дополнительная мера защиты, которая обеспечивает безопасность ваших финансовых данных.
7. Безопасность в системе wFirma
Система wFirma предоставляет ряд функций для обеспечения безопасности данных.
Для максимальной безопасности рекомендуем активировать двухэтапную аутентификацию сразу после регистрации аккаунта и регулярно проверять системные уведомления в разделе „Wiadomości systemowe”..

Как включить двухэтапную аутентификацию (Dwuetapowe logowanie):
Вход в систему: Перейдите на www.wfirma.pl и войдите в свою учётную запись.
Переход в настройки безопасности: На верхней панели выберите иконку профиля, затем перейдите в раздел „Bezpieczeństwo”.
Активация двухэтапной аутентификации: Нажмите на опцию „Dwuetapowe logowanie”.
Выбор метода аутентификации: Следуйте инструкциям на экране, чтобы настроить двухэтапную аутентификацию с использованием мобильного приложения (например, Google Authenticator или Authy).
Подтверждение настройки: Введите код подтверждения из приложения и сохраните изменения.
Возникли вопросы?
Мы всегда готовы помочь! Свяжитесь с Bilans.pro:
Телефон: +48 888 740 379
E-mail: biuro@bilans.pro
Сайт: www.bilans.pro
Вместе мы найдём лучшее решение для вашего бизнеса!
Comments