Инструкция по использованию системы wFirma для клиентов Bilans.pro

Дорогие партнеры,

У вас есть возможность использовать систему wFirma для удовлетворения ежедневных потребностей вашей компании. Это удобный инструмент для управления бизнесом, включающий:

• Выставление счетов

• Ведение складского учёта

• Коммуникацию с бухгалтерским бюро Bilans.pro

В этой статье мы подробно опишем основные функции программы.

1. Регистрация и активация аккаунта

Для начала работы в системе wFirma необходимо зарегистрировать и активировать аккаунт. Мы вышлем вам персональную ссылку для активации. Если вы не получили ссылку, вы можете запросить её у нас в любое удобное время.

Этапы регистрации:

1. Получение ссылки: Проверьте вашу электронную почту — вы получите письмо с темой "Aktywacja konta przedsiębiorcy" от системы wFirma.

2. Переход по ссылке: Нажмите кнопку „Aktywuj konto” в письме. Вы будете перенаправлены на страницу активации.

3. Создание пароля: Укажите надёжный пароль для входа в систему и подтвердите его.

4. Вход в аккаунт: После активации вы сможете войти в систему на сайте www.wfirma.pl.

2. Выставление счетов (фактур)

Система wFirma позволяет легко и быстро выставлять счета вашим клиентам.

Преимущества:

• Бесплатный доступ: Данная функция, как и другие инструменты системы wFirma, предоставляется клиентам Bilans.pro абсолютно бесплатно, что позволяет вам экономить на дополнительных сервисах.

• Эффективность: Выставление фактур непосредственно в системе упрощает общий процесс работы и позволяет нашему бухгалтеру вести контроль в режиме реального времени.

Пошаговая инструкция:

1. Переход к созданию фактуры: На главной панели слева выберите раздел „Wystaw fakturę”.

2. Заполнение данных фактуры:

   • Укажите данные клиента (название компании, NIP, адрес).

   • Введите информацию о товарах или услугах: наименование, количество, цена и ставка НДС.

   • Проверьте правильность данных.

3. Сохранение и отправка: Нажмите кнопку „Zapisz” для сохранения фактуры. Вы можете отправить её клиенту напрямую из системы по электронной почте или скачать в формате PDF.

Совет: Используйте шаблоны фактур для ускорения процесса создания повторяющихся документов.

3. Загрузка расходов с использованием OCR

Функция „Dodaj wydatek z OCR” в системе wFirma позволяет автоматически распознавать и обрабатывать загруженные счета и фактуры с использованием технологии OCR (оптическое распознавание текста).

Преимущества:

• Автоматизация процесса: Загруженные документы автоматически обрабатываются и сразу становятся доступны для бухгалтерского учёта.

• Формирование базы данных: Все документы сохраняются в системе, формируя единую базу для удобства поиска и анализа.

• Эффективная коммуникация: Фактура сразу же передаётся и становится доступной вашему бухгалтеру, что упрощает контроль и минимизирует риск ошибок.

Важно: Здесь загружаются только данные о закупках, такие как фактуры от поставщиков. Не нужно загружать документы типа WZ (документы отгрузки), так как они не используются для бухгалтерского учёта расходов.

Как пользоваться:

1. Перейдите в раздел „Dodaj wydatek z OCR”.

2. Нажмите на кнопку „Dodaj fakturę”.

3. Загрузите файл с фактурой (PDF, скан или фото).

4. Подтвердите загрузку — система автоматически распознает данные и подготовит документ для учёта.

Совет: Регулярная загрузка документов через OCR позволяет вашему бухгалтеру оперативно контролировать финансовую информацию и своевременно вносить данные в систему.

Если вам удобнее, вы можете добавить расходы вручную. Для этого используйте опцию „Dodaj wydatek”, расположенную в левой панели навигации. Нажав на неё, вы сможете вручную ввести данные о расходах, включая информацию о поставщике, суммах, датах и описании операции. Это особенно полезно, если фактура недоступна в цифровом формате или требуется внести данные, которые не были распознаны системой OCR.

4. Проверка и редактирование данных

После загрузки документов с использованием OCR важно проверить корректность распознанных данных.

Как проверить:

1. Перейдите в раздел с загруженными документами.

2. Откройте документ для просмотра деталей.

3. Проверьте корректность полей: дата, сумма, НДС, данные поставщика.

Как отредактировать:

1. Нажмите кнопку „Edytuj” рядом с документом.

2. Внесите необходимые изменения.

3. Сохраните изменения, чтобы бухгалтер получил актуальную информацию.

Совет: Проверяйте документы сразу после загрузки, чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учёте.

5. Управление контрагентами

Для удобства ведения учёта вы можете добавлять и управлять данными о контрагентах (клиенты, поставщики).

Как добавить контрагента:

1. Перейдите в раздел „Dodaj kontrahenta” в левой панели.

2. Введите данные: название компании, NIP, адрес и контактную информацию.

3. Сохраните данные для быстрого использования при создании новых документов.

Преимущества:

• Ускорение процесса выставления счетов.

• Лёгкий доступ к информации о клиентах и поставщиках.

6. Интеграции с банковскими счетами

Одним из важнейших аспектов для эффективного бухгалтерского учёта является предоставление бухгалтеру банковских выписок. Это необходимо для проверки соответствия транзакций с документами о доходах и расходах.

Варианты предоставления данных:

• Банковские выписки в формате MT-940: Вы можете предоставлять выписки в этом формате в конце каждого месяца. Это стандартный формат, который легко обрабатывается бухгалтерскими системами.

• Интеграция с банковским счётом: Рекомендуем настроить прямую интеграцию банковского счёта с системой wFirma. В этом случае все транзакции будут автоматически подтягиваться в систему без необходимости ручной загрузки данных. Это значительно упрощает процесс передачи информации и ускоряет её обработку бухгалтером.

Преимущества интеграции:

• Снижение риска ошибок при ручном вводе данных.

• Автоматическое обновление данных в режиме реального времени.

• Удобство для бизнеса и бухгалтерии.

Важный момент: Интеграция может потребовать помощи с настройкой. Мы всегда готовы оказать поддержку и помочь вам на каждом этапе.

Безопасность: Для доступа к финансовым инструментам обязательна активация двухэтапной аутентификации. Это дополнительная мера защиты, которая обеспечивает безопасность ваших финансовых данных.

7. Безопасность в системе wFirma

Система wFirma предоставляет ряд функций для обеспечения безопасности данных.

Для максимальной безопасности рекомендуем активировать двухэтапную аутентификацию сразу после регистрации аккаунта и регулярно проверять системные уведомления в разделе „Wiadomości systemowe”..

Как включить двухэтапную аутентификацию (Dwuetapowe logowanie):

1. Вход в систему: Перейдите на www.wfirma.pl и войдите в свою учётную запись.

2. Переход в настройки безопасности: На верхней панели выберите иконку профиля, затем перейдите в раздел „Bezpieczeństwo”.

3. Активация двухэтапной аутентификации: Нажмите на опцию „Dwuetapowe logowanie”.

4. Выбор метода аутентификации: Следуйте инструкциям на экране, чтобы настроить двухэтапную аутентификацию с использованием мобильного приложения (например, Google Authenticator или Authy).

5. Подтверждение настройки: Введите код подтверждения из приложения и сохраните изменения.

   
   

Возникли вопросы?

Мы всегда готовы помочь! Свяжитесь с Bilans.pro:

• Телефон: +48 888 740 379

• E-mail: biuro@bilans.pro

• Сайт: www.bilans.pro

Вместе мы найдём лучшее решение для вашего бизнеса!